پروفرما اینویس چیست؟

پروفرما چیست؟

پروفرما اینویس(Proforma Invoice)  یک نوع پیش‌فاکتور است که در صورت تمایل به خرید یک کالا یا خدمت، از سوی فروشنده برای خریدار فرستاده می‌شود. این فاکتور شامل مشتری اطلاعاتی در مورد محصول یا خدمت موردنظر، قیمت، تعداد و سایر شرایط مربوط به خرید می‌شود. استفاده از پروفرما اینویس به مشتریان کمک می‌کند تا قبل از خرید، به‌صورت دقیق با شرایط خرید آشنا شوند و بهترین تصمیم را اتخاذ کنند. درخواست صدور پروفرما همیشه توسط خریدار صورت می پذیرد و صادرکننده کالا برای اعلام قیمت از صدور پروفرما اینویس کمک می گیرد.

پروفرما اینویس یا پیش فاکتور یکی از اولین و مهم ترین سندها در تجارت بین الملل است و در معاملات بین‌المللی توسط فروشنده صادر می شود. پس از برقراری ارتباط  و شروع مذاکرات و مکاتبات، در صوت موفق بودن مذاکرات اولیه، عموما خریدار درخواست صدور پیش فاکتور یا پروفرما اینویس می کند. صادرکننده اطلاعاتی نظیر تعداد، ارزش، کد تعرفه یا HS CODE کالا و اظلاعات عمومی تر در رابطه با شرح کالا را در پروفرما اینویس به اشتراک می گذارد.

پیش‌فاکتور یا پروفرما اینویس زمانی صادر می‌شود که فروشنده در مورد مقدمات فروش با خریدار صحبت کرده اما نمی‌تواند برای ارسال فاکتور رسمی اقدام کند زیرا خریدار هنوز جزئیات نهایی معامله را تأیید نکرده است. در این موقعیت، پیش‌فاکتور صادر می‌شود تا خریدار بداند دقیقاً چه انتظاری از فروشنده دارد.

اهمیت بسیاری که پروفرما اینویس در تجارت بین‌الملل دارد، بر هیچ کسب‌وکاری پوشیده نیست. این سند به خریدار اجازه می‌دهد تا قبل از انجام معامله، قیمت و شرایط را بررسی کند و پلن مالی را برای تهیه محصول یا خدمات در نظر بگیرد. از طرف دیگر، این سند به فروشنده امکان می‌دهد که بازدهی مالی، موجودی کالا یا محدودیت در ارائه خدمات خود را پیش‌بینی کند و برنامه‌ریزی‌های موردنیاز را انجام دهد.

در طول فرآیند تهیه پروفرما، بسیاری از عوامل و فرضیات مهم در نظر گرفته می‌شود. این عوامل شامل تغییرات در بازار، رقابت، تغییرات قیمت‌ها، نرخ بهره و سایر عوامل مالی و اقتصادی می‌شوند. با در نظر گرفتن این عوامل، خریدار می‌تواند یک تخمین دقیق‌تر و واقع‌گرایانه‌تر از عملکرد آینده خود در بازار نیز داشته باشد. این سند معمولاً قبل از صدور فاکتور نهایی یا اینویس صادر می‌شود و به‌عنوان یک تعهد مالی و قراردادی بین خریدار و فروشنده عمل می‌کند.

نکات مهم در پروفرما

بعد از اتمام مذکرات یا مکاتبات بین فروشنده و خریدار و نهایی شدن شرایط معامله صادر می شود. پروفرم اولین سند معاملات بین المللی است که از این این سند در مرحله کسب مجوز ثبت سفارش و گشایش اعتبار ترخیص کالا از گمرک از آن استفاده می کند. به طور کلی برای تهیه پیش فاکتور، به اطلاعات زیر نیاز می باشد که به نام LETTER OF INQUIRY از فروشنده طلب می شود.

• مبدا کالا
• شرایط پرداخت
• قیمت
• مدت اعتبار پروفرما
• زمان تحویل کالا
• بازرسی
• حمل و نقل shipment

موارد استفاده از پیش فاکتور یا پروفرما

برای بررسی دقیق‌تر پروفرما، لازم است موارد استفاده این سند را مورد بررسی قرار دهیم. پیش فاکتور یا پروفرما (Proforma Invoice) نه تنها اطلاعات مربوط به کالای خریداری شده را ارائه می‌دهد، بلکه در فرآیند ترخیص کالا از گمرک نیز کاربرد دارد. به این ترتیب، هر محموله‌ای که از طریق انواع روش‌های حمل و نقل به گمرک وارد می‌شود، بر اساس جزئیات ذکر شده در پروفرما قابل بررسی خواهد بود.

این سند به تسهیل فرآیند ترخیص کمک کرده و اطمینان می‌دهد که تمامی مشخصات کالا به درستی ثبت شده‌اند. در نهایت، استفاده از پروفرما به عنوان یک مدرک رسمی در تجارت بین‌الملل نقش مهمی در شفافیت قرارداد دارد.

اطلاعات درج شده در پروفرما کدام اند ؟

در مقایسه با بسیاری از فاکتورهای تجاری که شامل فیلدهای مشخص هستند، پروفرما یا پیش فاکتور امکان ثبت هر نوع اطلاعات دلخواه را فراهم می‌کند. با این وجود در ادامه اطلاعات مهمی که در این سند قرار می‌گیرد را نام می‌بریم:

• نام و آدرس فروشنده و خریدار: این داده‌ها برای شناسایی طرفین معامله و ایجاد ارتباط موثر میان آن‌ها ضروری است.
• شرح کالا: در این بخش از سند پروفرما نام و مدل کالا، تعداد، واحد شمارش، بسته‌بندی، ابعاد، وزن و ویژگی‌های دیگر کالا به تفصیل آورده می‌شود.
• قیمت کالا: پروفرما شامل قیمت کالا، ارزش کل، قیمت هر واحد و همچنین تخفیف‌های ارائه شده است.
• شرایط پرداخت: این قسمت شامل تاریخ مقرر برای پرداخت، روش‌های مختلف پرداخت و مراحل مربوط به آن می‌باشد.
• شرایط حمل و نقل: اطلاعاتی همچون نام شرکت حمل و نقل، روش حمل و نقل، مبدأ و مقصد، و هزینه‌های مرتبط با حمل و نقل در این بخش درج می‌شود.

همچنین، شرایطی مانند تضمین کیفیت و تحویل به موقع کالا نیز ممکن است در پروفرما ذکر گردد. به‌ طور کلی، بر اساس اطلاعات موجود در پیش فاکتور یا پروفرما، خریدار می‌تواند پیشاپیش از جزئیات محموله‌ای که انتظار دریافت آن را دارد، مطلع شود.

شماره پروفرما چیست؟

شماره پروفرما و اعتبار دو اصطلاح رایج در زمینه تجارت و واردات هستند که باید در خصوص آن ها اطاعات کاملی را به دست بیاورید. شماره پیش فاکتور شامل مشخصات کیفی و کمی کالاها مثل: قیمت، نحوه بسته بندی، تاریخ تولید و انقضا، تعهدات طرفین معامله و هزینه های مربوط به آن می شود که به نوعی به اعتبار پروفرماست که کاملا متغیر می باشد.

وارد کنندگان کالا با استفاده از این شماره می توانند شرایط فروشنده را ارزیابی کنند و مجوزهای لازم در زمینه واردات کالا به کشور را بگیرند و هزینه واردات کالا را برآورد کند. بنابراین با توجه به نوع قرارداد و توافق دو طرف می توان هر نوع اطلاعات را به این سند پروفرما اضافه یا کم کرد.

نحوه صدور پیش فاکتور یا پروفرما

برای صدور پروفرما فقط کافی است از فروشنده بخواهید سندی را با ذکر اطلاعات کامل از شرایط دو طرف معامله و کالاها در اختیار شما بگذارد. به این صورت این می تواند آغازگر تجارت و انجام معاملات بین المللی شما باشد.

برای دریافت پروفرما به دریافت مجوز نیازی ندارید فقط باید یک سری اقدامات اولیه در خصوص شرایط پرداخت ها و معامله طرفین انجام دهید. تا فروشنده بسته به قوانین هر دو کشور این سند را تنظیم و به شکل قانونی ثبت کند.